Eén van de essentiële aspecten van holacratie is het opzetten van autonome teams (cirkels) die verantwoordelijk zijn voor specifieke processen en doelstellingen binnen de organisatie. Pieter Gremmen, één van onze experts op dit gebied, deelt enkele inzichten over hoe we deze cirkels opzetten en met elkaar verbinden.
Bij Bliss hebben we tien cirkels gevormd aan de hand van een analyse van alle bestaande processen. Elk met een duidelijk omschreven verantwoordelijkheidsgebied. Deze cirkels omvatten onder meer werving en selectie, financiën, kwaliteit en organisatie. Door deze cirkels op te zetten, creëren we een gestructureerd kader waarbinnen processen worden beheerd en verbeterd.
Iedere Bliss*er zit in minimaal één cirkel. Idealiter is er een evenredige verdeling in formaat en deskundigheid tussen alle cirkels. Bij Bliss hebben we tijdens een sessie letterlijk cirkels op de grond getekend, waar mensen vervolgens in mochten gaan staan. Op basis van interesses en drijfveren levert dan iedere Bliss*er een bijdrage aan de organisatie.
Zelfsturing vraagt om kaders
Een cruciaal onderdeel van het opzetten van cirkels is het definiëren van basisafspraken. Deze afspraken stellen de leden van de cirkels in staat om effectief samen te werken. En ervoor te zorgen dat alle processen soepel verlopen. Daarnaast is er regelmatig overleg tussen de verschillende cirkels. Waarvoor rep-links zijn benoemd om de communicatie en afstemming tussen cirkels te vergemakkelijken.
Op zoek naar hiërarchie
Tijdens het proces van het opzetten van cirkels in holacratie zijn er enkele uitdagingen waar we bij Bliss tegenaan lopen. Een van deze uitdagingen is het voorkomen van het ontstaan van hiërarchie binnen de cirkels.
“Mensen zijn vaak gewend aan hiërarchische structuren waarin bepaalde individuen meer autoriteit hebben dan anderen.”
In holacratie streven we echter naar gelijkwaardige samenwerking binnen de cirkels. Hierbij krijgen alle leden de ruimte om hun stem te laten horen en ook beslissingen te nemen op basis van expertise en bijdrage. De basisafspraken helpen om hier structuur in te houden.
De juiste lijnen
Daarnaast is een tweede uitdaging om ervoor te zorgen dat cirkels onderling niet alleen de ‘oude aanspreekpunten’ benaderen, maar de juiste kanalen binnen de organisatie leren gebruiken. Het is verleidelijk om terug te vallen op vertrouwde contacten. Zo kreeg ik in het begin veel berichten waarbij ik de vraag direct doorspeelde naar de juiste cirkel. Het is essentieel dat cirkels leren om zelfstandig te opereren en elkaar direct aan te spreken wanneer dat nodig is. Dit bevordert niet alleen de autonomie en zelfsturing binnen de cirkels, maar zorgt er ook voor dat informatie en beslissingen op de juiste manier worden gedeeld en gecoördineerd.
Door de cirkels te laten samenwerken, houden we onder andere overzicht over alle lopende processen. Het resultaat is een organisatie die flexibel en veerkrachtig is, en daarnaast in staat is om snel en effectief te reageren op veranderingen in de omgeving.
Blijf op de hoogte voor meer updates en inzichten in onze reis naar holacratie. Lees hier de andere blogs.
