Drie tips aan mijn jongere zelf als startende projectmanager

Een interview met Reinier van Beest

Tijdens ons carrière groeipad in het vakgebied van verandermanagement komen we onszelf als veranderaars vaak tegen. Als je hier regelmatig op reflecteert zul je jouw valkuilen, fouten en onhandigheden vanzelf gaan herkennen. Maar waarom zouden we alleen van onze eigen ervaringen leren als we ook van de lessen van seniors kunnen leren?

Vandaag gaan we in gesprek met Reinier van Beest over welke tips hij zijn jongere zelf als startende projectmanager mee zou geven. Reinier is momenteel via Bliss werkzaam bij onze klantorganisatie T-Mobile Nederland. Als projectmanager leidt hij zowel de vervanging van een planningsapplicatie voor buitendienst monteurs als het project om de interne netwerk infrastructuur te centraliseren voor de backoffice, de management netwerken en voor alle thuiswerkers binnen de verschillende entiteiten van T-Mobile. 

“Wat leuk dat je met ons jouw ervaringen komt delen Reinier! Welke drie tips zou je jouw jongere zelf, toen je net als projectleider begon, willen meegeven en waarom?”.

“Geen probleem, leuk om het te mogen delen! Mijn tips aan mezelf zijn:

  1. “Begin niet gelijk bij je eerste ontmoeting over ‘meerwerk’”

“In de jaren 90 startte ik mijn eerste opdracht bij Trends Telematics om een UTP netwerk aan te leggen en de telefooninstallatie daarop aan te sluiten. Ik had de opdracht goed doorgenomen voor het eerste gesprek met mijn opdrachtgever. Tijdens dit gesprek begon de opdrachtgever over additionele aansluitingen die voor de organisatie ook nog nodig waren. Ik begon gelijk over meerwerk en kwam als enthousiaste net startende projectleider met de harde feiten en financiële consequenties om dit uit te voeren in kosten en tijd. De klant vond dit echter geen prettige houding. Die dacht natuurlijk: “Ik heb al zoveel betaald en we moeten nog beginnen, nu kom je gelijk met extra kosten.” Dus ook al komt de opdrachtgever zelf met extra zaken, zorg dat je eerst de verbinding met de klant opzoekt. Neem de tijd om elkaar eerst te leren kennen en zet later de koers samen verder uit. Tegenwoordig probeer ik eerst even af te tasten wat de pijn van de opdrachtgever is. Als je met een open blik de eerste gesprekken aangaat bouw je toch sneller rapport op. Het helpt ook om eerst wat succesjes te behalen, dan wordt het makkelijker om het dialoog over afbakening aan te gaan en daarbij aan te kaarten wat wel en niet mogelijk is binnen de afgesproken tijd en resources.”

  1. “Stel je zoveel mogelijk faciliterend op”

“Deze tweede tip komt voort uit mijn ervaring als je je teveel met de inhoud gaat bemoeien. Ik ben in de telecom begonnen als monteur. Vanuit deze rol ben ik toegegroeid naar een meer organisatorische en leidinggevende positie. Zo werd ik steeds vaker benoemd als projectleider. Toen deed ik dat heel erg vanuit mijn ervaring met de inhoud. Dat deed ik redelijk directief en sturend, omdat ik wist wat er moest gebeuren. Dat maakte dat het team soms wat meer achterover ging zitten. Ik heb gemerkt dat ik effectiever ben als ik me met name faciliterend op stel. Daarmee bedoel ik dat je niet gaat micromanagen en overal bovenop gaat zitten, maar vooral het team het werk laat doen en hen voedt met de juiste vragen om ervoor te zorgen dat zij hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Ik probeer voornamelijk hulp te bieden wanneer ze vastlopen. Met deze team efficiëntie als focus probeer ik zoveel mogelijk op de voorkant te zitten, zodat mijn teamleden niet overspoeld worden met mailtjes en belletjes en dus zo min mogelijk verstoord worden. Zelf probeer ik ook altijd aanwezig te zijn bij belangrijke momenten in het projecten, avond/ nacht weekend changes bijvoorbeeld. Alleen al het feit dat je dat doet, zonder dat je verder veel hoeft te doen, creëert veel goodwill.” 

  1. Zorg ervoor dat jij een methode hanteert om goed bij te houden wat er aan acties liggen

“In het begin ging ik er teveel blind vanuit dat mensen wel wisten wat zij moesten doen aan activiteiten en acties. Ik hield niet altijd strak bij wat er afgesproken was en gedaan moest worden. Ik heb door de jaren heen wel geleerd dat als er veel afhankelijkheden en complexiteit bij een project komt kijken en je meerdere projecten tegelijk leidt, je iets moet hebben om de acties goed bij te houden. Zonder dat dit iets wordt dat meer last dan lust met zich meebrengt. Er zijn natuurlijk allerlei methodieken en tools, maar het moet vooral voor jezelf goed werken. Zo kan ik het overzicht bewaken, afspraken vastleggen en mensen aanspreken als ze zaken laten liggen. Vaak zie je dat teams wel werken met eigen tooling, maar hoe al deze gedetailleerde acties bijdragen aan de te behalen mijlpalen is iets waar je als projectmanager echt toegevoegde waarde kan leveren. Zelf werk ik het liefst met een rechttoe rechtaan sheet in Excel. Ik val hier met mijn team altijd op terug voor ons overzicht en de controles. Hierin kunnen ze ook aangeven als ze een deliverable niet halen en hulp nodig hebben.”

In verandermanagement valt veel te leren. Je bent continu bezig met het aansturen, motiveren, begrijpen en beïnvloeden van mensen. In dit interview nam Reinier ons mee in zijn lessen en tips aan zichzelf:

  • Leg niet gelijk alle kaders vast, bouw eerst rapport op met je opdrachtgever;
  • Verlies je niet volledig in de inhoud, maar stel je vooral faciliterend op;
  • Wees niet te makkelijk met afspraken over lopende acties, bewaak wat er speelt met een methode die voor jou het beste werkt.

Herken jij jezelf in bovenstaande valkuilen en bijbehorende tips? 

Auteur

Mascha Barelds

Bliss Consultant

Kennismaken?

Fysiek of digitaal.

Koffie

Heb jij een verandervraag, ben je toe aan een nieuwe uitdaging of wil je iets anders weten?

Bel ons: Telefoon pictogram 071-2206016