Teamwerk… Een van de belangrijkste succes- of faalfactoren om een gemeenschappelijk doel te realiseren. In projecten heeft het laten samenwerken van personen extra aandacht nodig, omdat projecten gewoonlijk worden uitgevoerd door personen die specifiek voor het project bij elkaar zijn gebracht. Groepen doorlopen in de ontwikkeling naar teamvolwassenheid min of meer gelijke teamontwikkelingsfasen. Psycholoog Tuckman onderscheidt vijf fasen.
Wat kun je als (project)manager doen om jouw team bewust naar de volgende ontwikkelingsfase te (bege)leiden? We nemen je op basis van de tips gedeeld in de International Project Management Association (IPMA) mee in de mogelijke acties om jouw team naar een hoger niveau te krijgen!
Van Forming naar Storming
De eerste fase, de forming fase, herken je doordat teamleden nog op zoek zijn naar hun rol in het team en dat wat er precies van hen verwacht wordt. De sociale contacten zijn formeel en teamleden kijken zogezegd de kat uit de boom. Vanuit een afwachtende houding wordt er afgetast hoe het team de samenwerking wil organiseren.
- Licht in deze fase de noodzaak van het project/ werk toe. Het voelen van de noodzaak en urgentie is een belangrijke drijfveer voor individuele motivatie en het aangaan van samenwerkingen.
- Definieer (samen) het gemeenschappelijke doel. Met een helder doel voor ogen creëer je de bewustwording dat je een team bent en van elkaar afhankelijk bent.
- Focus op de op te leveren resultaten. Ieder teamlid zal in het begin een ander beeld bij de gewenste resultaten hebben. Het uitnodigen van eindgebruikers en het team zelf de resultaten concreet laten definiëren helpt om verwarring te voorkomen tijdens de uitvoering van de werkzaamheden.
- Zorg ervoor dat er goede werkafspraken worden gemaakt en stimuleer de samenwerking. Pas als ieder teamlid weet wie welke rol heeft en wat er van elkaar verwacht wordt ontstaan de juiste dialogen en taakverdelingen.
Van Storming naar Norming
In de storming fase ontstaat vaak frustratie en boosheid door onderlinge verschillen in communicatie of aanpak bij teamleden. Deze conflicten moeten niet worden onderdrukt. Het is de kunst om tegenstellingen en meningsverschillen zorgvuldig bespreekbaar te maken zodat het team zich kan ontwikkelen.
- Bespreek het plan en de aanpak met het gehele team. Door kaders te scheppen ga je als team dezelfde taal spreken.
- Stimuleer discussies. Wanneer mensen zich uit kunnen spreken zal de waterlijn zakken en ontstaat er begrip voor elkaar. Zo maak je gebruik van elkaars verschillen.
- Zet het team aan tot nadenken hoe ze gaan samenwerken. Hierdoor zullen teamleden eigen verantwoordelijkheid nemen in de samenwerking en gaan denken in kansen en mogelijkheden.
- Spreek mensen aan op het resultaat en hun manier van omgaan met elkaar. Zo komen teamwaarden tot leven.
Van Norming naar Performing
Vanuit het bespreken van de tegenstellingen en meningsverschillen ontstaat in de norming fase een acceptatie van de eigen taak en de groepsafspraken. Teamleden beginnen elkaar te vertrouwen, samen te werken en samen problemen op te lossen. De productiviteit is echter nog niet optimaal. Het blijkt in de praktijk erg lastig om van norming naar performing door te groeien. Veel teams blijven hangen in de norming fase. Toch zijn er een aantal zaken die je kan doen om naar een écht performing team te groeien.
- Bereik consensus over het doel en resultaat. De productiviteit zal omhoog gaan zodra ieder teamlid hetzelfde beeld heeft over welke activiteiten uiteindelijk bijdragen aan het doel en welke niet. Samen maak je bewuste keuzes.
- Werk aan gedeelde verantwoordelijkheid. Zodra ieder teamlid het vertrouwen voelt om zich uit te spreken en elkaar verantwoordelijk te stellen zal je minder hard hoeven trekken. Het team zal zelfsturend te werk leren gaan.
- Focus op de externe context. Wanneer het team volwassen genoeg is om als team samen te werken is er ruimte om teamleden bewust te maken van de omgeving. Dit team-bewustzijn helpt om beter inzicht te krijgen in verstoringen, invloeden, risico’s en kansen.
- Vier successen samen, deel beloningen. Dit stimuleert het team-zijn en het plezier om samen te werken.
- Evalueer regelmatig de teamresultaten en het vermogen tot samenwerken. Het is gemakkelijk om de dingen te blijven doen op de manier waarop je ze tot nu toe gedaan hebt. Juist door samen kritisch te blijven op je resultaatgerichtheid en teamwerk ontstaat een performing team.
Van Team naar Adjourning
Geen enkel team heeft het eeuwige leven. De adjourning fase ontstaat als individuele teamleden vertrekken, maar nog meer als op het einde van het project een team als geheel wordt ontbonden. Een wijziging in de samenstelling van een team betekent vaak dat het team opnieuw de voorgaande stadia zal doorlopen. Vaak gaat dat snel, maar onderschat de wijze waarop karakters op elkaar in kunnen werken niet.
- Maak veranderingen bespreekbaar. Iedere wijziging brengt in enige mate onzekerheid met zich mee. Juist door hierbij stil te staan wordt een team hechter.
- Zorg voor een zorgvuldige afhechting. Dit is van belang voor zowel de formele kant (e.g. taakoverdracht) als de informele kant (e.g. symbolische afsluiting: een bedankje, een teamuitje).
- Maak plaats voor emoties. Het is belangrijk dat teamleden het project ook emotioneel goed kunnen afsluiten en open staan voor nieuwe uitdagingen.
- Vier de successen en bespreek de leerpunten. Deze inzichten kunnen een lange termijn impact hebben op ieder teamlid.
Het kan zeer relevant zijn om als (project)leider te analyseren in welke fase jouw team zich bevindt en je hier tijdens een traject bewust van te zijn. Iedere fase vraagt om andere activiteiten en andere gesprekken. Het kan zelfs interessant zijn om het team hier zelf bewust over na te laten denken tijdens reflectiemomenten. Natuurlijk is het dan wel van belang dat de setting veilig is en de inzichten het team verder helpen.
