Software implementatie voor zeeliedenvervoer bij Anthony Veder Travel

Urgentie en doelstelling

Als een gas transportbedrijf opereert Anthony Veder in het hart van de overgang naar een duurzamere wereld. Anthony Veder Travel is actief sinds 1957 en als onderdeel van Anthony Veder een onafhankelijk IATA-reisbureau. Van oorsprong is Anthony Veder Travel opgericht voor het vervoer van de bemanning van de – nu 30 – gastankers van de rederij. Tegenwoordig biedt het reisbureau zeeliedenvervoer en zakenreizen voor diverse rederijen en toeleveranciers aan.

Het systeem waarin de Travel Agency de facturatie en financiële administratie verwerkte moest vervangen worden, omdat het niet langer ondersteund werd. Daarnaast was er behoefte aan een sneller systeem met meer mogelijkheden tot automatisering om foutgevoeligheden door handmatige invoer te voorkomen.

Met het oog op verbetering en efficiëntie hebben we gezamenlijk besloten tot de implementatie van een nieuw systeem. Dit systeem moest niet alleen voldoen aan onze groeiende behoeften en AV’s digitale strategie, maar ook het optimaliseren van de operationele processen en het verhogen van de gebruikerstevredenheid.

Aanpak en onze rol

Projectmanager Kiki Nelissen heeft in 14 maanden tijd het project van de start van analyse tot aan de Go Live van het nieuwe systeem begeleid. Door het projectteam stap voor stap mee te nemen in proces van analyse, selectie en implementatie, heeft Kiki overzicht en structuur gebracht. Dit heeft bijgedragen aan de kwaliteit van de besluitvorming, betrokkenheid en de oplevering van de deliverables. 

Op basis van de ervaringen en leerpunten van dit selectieproces en vergelijkbare trajecten, heeft Kiki hiernaast ook een software selectie handboek opgeleverd. 

“Dankzij Kiki hebben we het project op een gecontroleerde manier uitgevoerd. Zij wist stakeholders goed aangesloten te houden en hen door alle onzekerheden van een project heen te navigeren. Daarnaast heeft zij ons geholpen een volgende professionaliseringsslag te maken in onze processen.”

Sifra Westendorp, Digital Lead Anthony Veder

Deliverables

  • Functionele eisen en wensen op basis van de user stories
  • Long list en short list van mogelijke leveranciers
  • Getekend contract met geselecteerde leverancier
  • Getrainde super users en eindgebruikers
  • Nieuwe manier van werken en adoptieplan 
  • Geïmplementeerd ERP systeem 
  • Software selectie handboek

Resultaat

Het projectresultaat omvat een zorgvuldig geselecteerd ERP-systeem voor de reisindustrie, opgebouwd op Microsoft Business Central, aansluitend bij de digitale strategie van Anthony Veder. Met de succesvolle implementatie van dit systeem heeft het projectteam de facturatie- en administratieprocessen gedigitaliseerd en geautomatiseerd, wat resulteert in aanzienlijke tijdswinst voor waardegerichte activiteiten.

Bovendien zorgt de nieuwe software voor een betere samenhang tussen de mid- en backoffice processen. Na drie weken gebruik geven eindgebruikers gemiddeld een NPS-score van 8, wat duidt op een hoge mate van tevredenheid met het nieuwe systeem. Deze resultaten bevestigen het succes van het project en de voordelen die het heeft gebracht voor de efficiëntie en gebruikerservaring binnen Anthony Veder Travel.