Urgentie en doelstelling
De uitstroom van kandidaten naar werk blijft achter. Dat raakt niet alleen de resultaten, maar vooral de mensen om wie het gaat. Bij de casemanagers arbeidsontwikkeling van de gemeente Den Haag ligt een belangrijke sleutel. Zij begeleiden inwoners met een uitkering naar duurzaam werk, maar hun dagelijkse praktijk is de afgelopen jaren steeds complexer geworden. De werkwijze zit vol losse stappen, dubbele registraties en onnodige wachttijden. Deze complexiteit vertraagt het proces van intake tot plaatsing én drukt op de werkdruk van casemanagers. Daarom startte Bliss*er Charlotte bij de gemeente Den Haag Operatie Versimpeling. Een project dat voortkomt uit de urgente behoefte om slimmer, eenvoudiger en mensgerichter te werken. Het doel is helder. Het verkorten van de doorlooptijd van intake tot werk, zodat kandidaten sneller stappen kunnen zetten. Maar ook het verminderen van de administratieve lasten, zodat casemanagers weer volop tijd hebben voor waar zij het verschil maken: echte aandacht en begeleiding die mensen verder brengt.
Aanpak en onze rol
Van 1 juli 2024 tot 1 april 2026 leidde Marlijn Borst deze operatie als projectmanager. Vanaf 1 april heeft Charlotte Stienstra het stokje van haar overgenomen, zodat Marlijn met zwangerschapsverlof kon gaan.
In dit project kozen we bewust voor procesinnovatie. Vanuit het ideale proces werkten we stap voor stap, met een iteratieve aanpak waarin we telkens nieuwe verbeterinitiatieven bepaalden en onderbrachten in deelprojecten. In april kwam daarbij een belangrijk beslismoment. Eén van de deelprojecten liep niet zoals gehoopt. We hebben toen gekozen voor een heldere reset en Charlotte gevraagd dit onderdeel opnieuw vorm te geven. Die keuze heeft zijn waarde bewezen. Dankzij deze hernieuwde aanpak konden we in september starten met een vernieuwd aanmeldproces voor Bemiddeling naar Werk, een mijlpaal die direct bijdraagt aan een eenvoudiger en effectiever werkproces.
“Er is in het algemeen een andere kijk op versimpeling gekomen, er is veel reuring en beweging gekomen rondom versimpeling en dat is een heel positief punt voor deze organisatie!”
Deliverables
- Vernieuwd ‘Persoonlijk Ontwikkelplan’
- Efficient aanmeldproces voor het aanmelden van kandidaten bij bemiddeling naar werk
- Herziene aanmeldformulieren voor afdelingen waar case managers moeten aanmelden
- Herziene werkwijze voor reiskostenregeling
Resultaat
- Persoonlijk Ontwikkelplan (POP): Er is een versimpelde POP ontwikkeld, die afdeling overstijgend en domeinoverstijgend (IBP)wordt gebruikt. Daarnaast is de POP ESF-subsidie proof. Het resultaat: minder administratie, meer uniformiteit, en formulieren op B1-niveau, zodat ze beter aansluiten bij kandidaten.
- Nieuw aanmeldproces Bemiddeling naar Werk: Er is een nieuw aanmeldproces voor Bemiddeling naar Werk ontwikkeld. Dit maakt het werk voor de case manager eenvoudiger en sneller. Kandidaten kunnen met dit nieuwe proces sneller worden begeleid en sector overstijgend naar werk worden begeleid.
- Aanmeldformulieren PsychoDiagnose en Verzuim & Onderzoek: De nieuw ontwikkelde TBX-formulieren zorgen ervoor dat er niet langer dubbel hoeft te worden ingevuld en minder handmatig werk. Deze administratieve taak is daarmee eenvoudiger én kost minder tijd.
- Reiskostenregeling: Samen met ChipBizz is een pilot gestart om losse reiskosten declaraties vergoeden te vervangen door dagkaarten uitgifte via een partner. Dit bespaart tijd en maakt de regeling gebruiksvriendelijker.
Meer lezen? Hoe behoud je je ‘bliss’ bij een project dat vastloopt?
