Uit een wereldwijd onderzoek door Microsoft blijkt dat 69% van de respondenten hun vergaderingen niet productief vindt. Wat blijkt? Ruim de helft geeft aan dat ze met regelmaat overleggen bijwonen die geen duidelijk doel of functie hebben! Hoe kan je ervoor zorgen dat jouw vergaderingen direct bijdragen aan het doel dat je wilt bereiken?
Dat kan je doen door jezelf twee vragen te stellen:
- Welk doel wil ik met deze vergadering bereiken?
- Welke vergader- of werkvorm past het beste bij dit vergaderdoel?
Maak zowel het doel als de vorm van tevoren expliciet. Zo is voor iedere deelnemer duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Hieronder neem ik je mee in een aantal vormen waar je uit kan kiezen. Soms sluit een combinatie van twee vergadervormen beter aan, of is een volledig op maat gemaakte invulling nodig. Waar het om gaat is: wees je bewust van alle georganiseerde interacties en bereid je goed voor!
1. De besluitvormende vergadering
Wil je een besluit faciliteren, zorg dan dat je van tevoren duidelijk maakt waarover en waarom er een besluit moet worden genomen. Benadruk dit tijdens de start van de vergadering en bespreek de criteria waaraan het besluit moet worden getoetst. Vervolgens bespreek je de alternatieven waaruit kan worden gekozen. Zorg dat je deze van tevoren goed uitgewerkt hebt. Tijdens de vergadering wordt het besluit genomen. Hier bestaan verschillende procedures voor, denk bijvoorbeeld aan hand opsteken of een schriftelijke anonieme stemming. Soms kan het nodig zijn om vóór de besluitvorming tijd te nemen voor gestructureerde oordeelsvorming. Bespreek de vervolgacties en stuur deze inclusief het genomen besluit na.
2. De probleemoplossende vergadering
Heb je de deelnemers nodig om gezamenlijk een probleem op te lossen? Zorg dan dat de probleemeigenaar het probleem zelf toelicht en (vooraf) de noodzakelijke achtergrondinformatie geeft. Zodra het probleem gedefinieerd is, check dan of iedereen het over de definitie eens is! Faciliteer vervolgens een gestructureerde werkvorm waarin de deelnemers tijd nemen voor: 1) oplossingen, 2) voor- en nadelen per oplossing en 3) het kiezen van de beste oplossing. Soms vraagt de keuze van de beste oplossing meer tijd voor uitwerking en overweging en is een vervolg vergadering wenselijk.
3. De meningsvormende vergadering
Wanneer je de mening en visie van de deelnemers over een onderwerp nodig hebt, is het belangrijk dat je als facilitator zorgt voor een open sfeer. Kies een vorm waarin de deelnemers elkaar vragenderwijs stimuleren tot het verstrekken van informatie en het gemotiveerd en feitelijk onderbouwen van hun (persoonlijke) mening. Besluitvorming faciliteer je meestal in de opvolging.
4. De informatieve vergadering
Wanneer je informatie of instructies wilt verstrekken aan jouw belanghebbenden is het faciliteren van een goede voorbereiding van groot belang. Denk goed na over de wijze van informatievoorziening en toets de storytelling. Maak het levendig. Stuur indien nodig van tevoren inhoudelijke stukken op en houd het bij de hoofdlijnen. Houd ook tijd over voor het ophalen van feedback en faciliteer de terugkoppeling naderhand.
5. De brainstorm vergadering
Wil je vernieuwende ideeën verkennen? Dan kan je een brainstorm vergadering organiseren. Hierin is het faciliteren van een creatieve werkvorm essentieel voor de uitkomst. Introduceer de vergadering aan de hand van een (getoetste) vraagstelling. Kies vervolgens een brainstorm techniek die men in de vrije denkstand brengt, zoals de deelnemers eerst laten inleven in een rol.
