Hoeveel tijd per dag zit jij in overleggen? En hoeveel tijd ben jij kwijt aan zaken die eigenlijk meer afleiden van wat je wilt bereiken dan dat ze eraan bijdragen?
Het lijkt wel of we in onze maatschappij allemaal altijd te druk zijn. Maar levert al die druk eigenlijk wel de meeste toegevoegde waarde op? Het blijft een vraag die we onszelf continu weer stellen, tijdens een vakantie, overstap naar een andere functie of andere momenten als we even uit het ritme stappen. Toch kan het interessant zijn om er vaker bij stil te staan, want er zijn genoeg voorbeelden van mensen die een complexe functie in drie dagen uitvoeren of entrepreneurs die meerdere bedrijven tegelijk succesvol weten te managen.
Hoogstwaarschijnlijk passen deze mensen, bewust of onbewust, de 80-20 regel toe in hun werk. Econoom Vilfredo Pareto bedacht deze economische regel, ook wel het ´Pareto Principe´ genoemd. Waarmee hij stelt dat 20% van de inspanningen gemiddeld 80% van de resultaten opleveren. Business managers in alle industrieën gebruiken deze regel, bijvoorbeeld om hun focus te leggen op het identificeren van issues die de meeste problemen in hun afdelingen veroorzaken. In commerciële rollen wordt de 80-20 regel vaak gebruikt om te duiden dat 20% van de klanten 80% van de bedrijfsomzet genereren en om daarmee vooral deze klanten te behouden en nieuwe klanten met dezelfde kenmerken te leren identificeren. Maar deze regel kan jij ook toepassen door jouw tijdsbesteding onder de loep te nemen. Ik daag je uit om eens écht stil te staan bij hoe jij je dagelijkse inspanningen zo effectief mogelijk houdt. Hieronder deel ik een stappenplan met je om het Pareto Principe toe te passen op jouw werk!
- Start met jezelf de vraag te stellen wat jouw hoofddoelstelling(en) zijn voor jouw rol in de organisatie. Zodra je dit helder en eenduidig hebt opgeschreven kun je 2-4 business KPI’s koppelen aan deze doelstelling(en). Definieer en update deze ieder kwartaal en maak ze SMART! Door deze stap als eerst te doen focus je je niet gelijk op de activiteiten die je dagelijks uitvoert, maar bepaal je eerst voor jezelf wat jouw rol als toegevoegde waarde voor het bedrijf heeft.
- Als mens zijn we snel geneigd deze volgende stap over te slaan en gelijk in de acties te schieten om onze doelstellingen te behalen: overweeg eerst de verschillende aanpakken om tot hetzelfde resultaat te komen. Het kan je kostbare tijd significant besparen. Door na te denken over de verschillende wegen naar Romé maak je expliciet welke alternatieven je hebt en kies je bewust voor de meest effectieve werkwijze. Dit kan je zo groot of klein benaderen als je wilt, bijvoorbeeld: zet ik een voorstel zelf op papier en laat ik iedereen feedback geven of zet ik drie experts in een ruimte om samen tot een voorstel te komen?
- De volgende stap is om de ‘Pareto Analyse’ toe te passen. In deze analyse onderzoek je welke werkzaamheden de meeste resultaten opleveren om je doelen te bereiken. Dit kun je doen door te beginnen met het maken van een takenlijst. Hierin bedenk je welke taken je moet uitvoeren en creëer je overzicht in de inspanningen die je moet doen. Vervolgens rangschik je je taken naar belangrijkheid. Wat heeft de meeste prioriteit en impact? Nadat je de taken hebt gerangschikt maak je een planning met de belangrijkste taken eerst. Door deze taken als eerst te doen behaal je met 20% inspanningen al 80% resultaat. Deze stap kan je uitvoeren voor een kwartaal, maar ook iedere ochtend vóór je jouw werkdag start.
- Wil je écht grip krijgen op je dagelijkse inspanningen, dan kan je bij iedere hoofdtaak (bijvoorbeeld met een kleurtje) aangeven aan welke doelstelling of KPI deze taak bijdraagt! Dit kan je vooraf of naderhand doen met als doel om te leren en reflecteren hoe jij jouw tijd dagelijks besteedt.
