Het gevoel van urgentie: het is de brandstof waarmee je mensen in beweging krijgt; de reden dat je met elkaar van A naar B wilt, of moet. Tijdens veranderingen gaat erom dat mensen niet alleen weten waarnaar ze onderweg zijn, maar ook waarom ze onderweg zijn.
Maar wat betekent ‘urgentie’ nou eigenlijk? Er zijn verschillende definities en interpretaties van ‘urgentie’, zoals:
- “Wat er mis gaat als je niet verandert.”
- “De mate waarin iets dringend gewenst of nodig is.”
Er wordt vaak maar weinig aandacht besteed aan het achterhalen van de daadwerkelijke urgentie, de waarom, achter de uitdaging en de doelstelling. Als de urgentie van een project niet duidelijk is of niet gevoeld wordt, is het heel lastig om mensen in beweging te krijgen.
De paradox is dat door de hoge urgentie we vaak te snel in de oplossing schieten en iets oplossen wat uiteindelijk het probleem niet oplost. Zorg daarom dat je doorvraagt tot de kern. Dit kun je doen op basis van de 5x-why methode.
Laat me een voorbeeld geven:
Probleem: “Onze klanten zijn ontevreden.”
Waarom?: “Ze moeten lang wachten aan de telefoon.
Waarom?: “We hebben te weinig medewerkers.”
Waarom?: “Velen vertrekken na een maand alweer.”
Waarom?: “De werkdruk is te hoog.”
Waarom?: “Alles moet handmatig ingevoerd worden.”
Ga daarom voordat je aan de slag gaat met de juiste mensen in gesprek over de urgentie, vraag door, toets je interpretaties en maak er een goed verhaal van waar je het gehele traject op terug kan vallen.
Welke vragen kun je stellen om de urgentie te achterhalen?
- Wat is de noodzaak van de verandering?
- Waarom moet dit vraagstuk opgepakt worden?
- Waarom (5x) is deze verandering nu belangrijk?
- Waar lig je wakker van?
- Wat staat er in brand?
- Wat gebeurt er als we niks doen?
Houd er bij het uitvragen van je urgentie rekening mee dat je opdrachtgever en belanghebbenden ook niet altijd weten of onder woorden kunnen brengen wat precies de urgentie is. Zie de gesprekken als een ijsberg die langzamerhand smelt tot je bij de diepere oorzaak komt. Blijf luisteren, samenvatten en doorvragen (LSD), zo ontdek je samen de onderlaag van de ijsberg.
Hoe achterhaal jij de urgentie? Laat het ons weten in de comments!
